1. Định khoản
Nợ TK 111/112/241/6612/662
Có TK 46121 Kinh phí hoạt động thường xuyên thuộc ngân sách năm nay
Có TK 46122 Kinh phí hoạt động không thường xuyên thuộc ngân sách năm nay
Có TK 462 Kinh phí dự án
Có TK 441 Kinh phí đầu tư XDCB
đồng thời ghi nhận giảm số dự toán còn lại được rút
Có TK 0081 Rút dự toán hoạt động thường xuyên
Có TK 0082 Rút dự toán hoạt động không thường xuyên
Có TK 0091 Rút dự toán chương trình mục tiêu, dự án
Có TK 0092 Rút dự toán chi đầu tư XDCB
2. Mô tả nghiệp vụ
Khi có nhu cầu tạm ứng tiền từ kinh phí ngân sách, đơn vị thường thực hiện các hoạt động:
1. Kế toán chuẩn bị hồ sơ đề nghị kho bạc tạm ứng dự toán cho đơn vị bao gồm: Giấy rút dự toán (tạm ứng), Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng.
2. Kế toán chuyển hồ sơ cho kho bạc kiểm soát chi và duyệt tạm ứng.
3. Kho bạc chi số tạm ứng cho đơn vị và kế toán hạch toán số rút tạm ứng vào sổ sách.
Sau khi công việc được hoàn thành, có đầy đủ hồ sơ chứng từ thì kế toán làm thủ tục thanh toán tạm ứng với kho bạc
4. Kế toán chuẩn bị hồ sơ đề nghị kho bạc thanh toán tạm ứng cho đơn vị gồm: Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng và Chứng từ kèm theo khác: Danh sách nhận tiền, hóa đơn, hợp đồng, văn bản phê duyệt,...
5. Kế toán chuyển hồ sơ cho kho bạc kiểm soát chi và duyệt thanh toán tạm ứng.
6. Kho bạc kiểm soát và duyệt thanh toán tạm ứng cho đơn vị, khoản chi chuyển trạng thái từ tạm ứng sang thực chi
3. Các trường hợp nghiệp vụ
a. Xem/tải phim hướng dẫn Tải phim hướng dẫn tại đây (Xem hướng dẫn tải phim) b. Các bước thực hiện Kế toán rút dự toán tạm ứng đã có dự toán về quỹ tiền mặt/tiền gửi, sau đó dùng tiền mặt/tiền gửi chi và tập hợp hóa đơn chứng từ cho các khoản chi. ❖ Trường hợp 1: Rút tạm ứng đã có dự toán để thực hiện nhiều nghiệp vụ, sau khi chi ở các chứng từ chi, kế toán tập hợp các chứng từ chi. Thực hiện lập bảng kê chứng từ thanh toán tạm ứng để kho bạc duyệt, sau đó kế toán chuyển các khoản thanh toán tạm ứng thành thực chi. I.Rút dự toán tạm ứng 1. Vào nghiệp vụ Kho bạc, chọn Rút dự toán\Rút dự toán tiền mặt. 2. Tích chọn Tạm ứng đã cấp dự toán. 3. Khai báo thông tin về chứng từ Rút dự toán tiền mặt. • Nhập thông tin chung: Tài khoản số, Người lĩnh tiền, Diễn giải. • Nhập thông tin chứng từ: Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ. • Nhập chi tiết chứng từ: Nguồn, Chương, Khoản, Tiểu mục, Số tiền.
4. Nhấn Cất. 5. Nhấn Đồng ý khi hệ thống hiển thị thông báo Bạn có muốn sinh Phiếu thu không?
6. Kiểm tra lại thông tin trên Phiếu thu rút dự toán nhập quỹ được lấy từ chứng từ Rút dự toán tiền mặt sang. 7. Nếu rút dự toán cho kinh phí không thường xuyên hoặc rút dự toán cho chương trình mục tiêu, dự án thì cần sửa lại định khoản. 8. Nhấn Cất II. Chi từ dự toán rút tạm ứng Tùy thuộc vào nghiệp vụ thực tế để vào phân hệ tương ứng hạch toán nghiệp vụ. 1. Vào nghiệp vụ Tiền mặt, chọn Lập phiếu chi\Phiếu chi. 2. Khai báo thông tin trên phiếu chi. • Nhập thông tin chung: Người nhận, Địa chỉ, Lý do chi. • Nhập thông tin chứng từ: Ngày phiếu chi, Ngày hạch toán, Số phiếu chi. • Nhập chi tiết chứng từ: Diễn giải, TK Nợ, Số tiền, Nguồn, Chương, Khoản, Tiểu mục, nghiệp vụ chọn Tạm ứng đã cấp dự toán.
3. Nhấn Cất. 1. Vào phân hệ Kho bạc, chọn Lập bảng kê\Bảng kê chứng từ thanh toán đã cấp dự toán. 2. Chọn Khoảng thời gian cần lập bảng kê những chứng từ chi tạm ứng. 3. Nhập nội dung Diễn giải. 4. Nhập thông tin chứng từ: Ngày lập, Ngày hạch toán, Số chứng từ. 5. Tích chọn những chứng từ chi tạm ứng cần lập bảng kê.
6. Nhấn Cất. 7. In Bảng kê chứng từ thanh toán và Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng mang ra kho bạc bằng cách chọn chức năng In trên thanh công cụ.
8. Sau khi được kho bạc chấp nhận thanh toán, vào nghiệp vụ Kho bạc\Lập bảng kê\Danh sách bảng kê chứng từ thanh toán. 9. Kích đúp chuột vào bảng kê đã được kho bạc chấp nhận thanh toán. 10. Chọn tab Thanh toán. • Tích chọn các chứng từ đã được kho bạc chấp nhận thanh toán. • Nhấn Thanh toán trên thanh công cụ.
❖ Trường hợp 2: Khoản rút tạm ứng đã có dự toán, chỉ để thực hiện 1 nghiệp vụ, sau khi chi xong tập hợp chứng từ đi thanh toán tạm ứng với kho bạc luôn. Kế toán lập bảng kê chứng từ thanh toán tạm ứng chọn 1 nghiệp vụ đã chi và in Bảng kê chứng từ thanh toán tạm ứng để đi thực hiện thủ tục với kho bạc. Sau khi Kho bạc duyệt thanh toán thì kế toán thực hiện chuyển khoản thanh toán tạm ứng thành thực chi. • Thao tác thực hiện trên phần mềm chi tiết, xem hướng dẫn tại Trường hợp 1. |
a. Xem/tải phim hướng dẫn Tải phim hướng dẫn tại đây (Xem hướng dẫn tải phim) b. Các bước thực hiện Kế toán thực hiện thủ tục rút dự toán tại kho bạc, mà nội dung rút dài không đủ trình bày trên giấy rút thì lập kèm Bảng kê chứng từ thanh toán tạm ứng. Khi đó trên giấy rút hiển thị tổng số tiền cần rút, trên Bảng kê thể hiện chi tiết các nội dung cần rút I.Rút dự toán tạm ứng 1. Vào nghiệp vụ Kho bạc, chọn Rút dự toán\Rút dự toán tiền mặt. 2. Tích chọn Tạm ứng đã cấp dự toán 3. Khai báo thông tin về chứng từ Rút dự toán tiền mặt • Nhập thông tin chung: Tài khoản số, Người lĩnh tiền, Diễn giải • Nhập thông tin chứng từ: Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ • Nhập chi tiết chứng từ: Nguồn, Chương, Khoản, Tiểu mục, Số tiền
4. Nhấn Cất. 5. Nhấn Đồng ý khi hệ thống hiển thị thông báo Bạn có muốn sinh Phiếu thu không?
6. Kiểm tra lại thông tin trên Phiếu thu rút dự toán nhập quỹ được lấy từ chứng từ Rút dự toán tiền mặt sang. 7. Nếu rút dự toán cho kinh phí không thường xuyên hoặc rút dự toán cho chương trình mục tiêu, dự án thì cần sửa lại định khoản. 8. Nhấn In để in Giấy rút dự toán và Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng.
II. Chi từ dự toán rút tạm ứng (cách thực hiện chi tiết tại đây) III. Thanh toán tạm ứng (cách thực hiện chi tiết tại đây) |
